التنظيم بمرحلتين

التنظيم في مرحلتين
تعتبر الخرائط التنظيمية من الأدوات المهمة في التنظيم، فعن طريق الخريطة التنظيمية
يتم توضيح النشاطات والوظائف والقسام والوحدات الإدارية فيها، والوظائف التي تتكون
منها تلك الوحدات .
وتظهر الخريطة التنظيمية على شكل رسم بياني يوضح الجوانب المهمة في التنظيم .
الدليل التنظيمي :
يعتبر الدليل لاتنظيمي بمثابة المذآرة التفسيرية للخريطة التنظيمية، فهو يعطي
تفاصيل عن جميع النشاطات والعمال اليت تتم داخل هذه الخريطة والإدارات والأقسام
الرئيسة والأهداف التي سعى آل قسم إلى الوصول إليها، آما أنه يعطي وصفًا لكل
وظيفة، وعلاقة آل دائرة بغيرها من الإدارات الأخرى، آما يشتمل الدليل التنظيمي أيضًا
على شرح لأنظمة العمل آنظام التوظيف ونظام الترقية والمكافآت غلى غير ذلك من
القواعد واللوائح التي تحدد سير العمل، فهو بمثابة وثيقة رسمية توضح الأمور
التفصيلية آافة في العمل .
وتصبح بمثابة موجه لجميع النشاطات، وتعتبر مرجعًا للموظف في آل ما يتعلق بالعمل
الذي يقوم به. ويمساهم الدليل التنظيمي في تحقيق عدد من الفوائد .
وحتى يحقق الدليل التنظيمي هذه الأهداف، فإنه لابد أن يراعي عند تصميمه تحري
الدقة والوضوح في جوانبه التفصيلية آافة وأن تقسم اللغة المستخدمة فيه بالبساطة
والسهولة، وأن تعرف جميع المعلومات بأسلوب واضح ومبسط بعيدًا عن التعقيد، آما
يجب أن يكون الدليل التنظيمي شاملاً جوانب العمال آافة في التنظيم، وأن يكون
مكتملاً في جميع تفصيلاته حتى يعطي صورة حقيقية عن التنظيم .
إعادة التنظيم :
إن إعادة تنظيم الجهاز الإداري آانت ولا تزال من أول وأبرز محاولات التطوير الإداري
سواء في الدول المتقدمة أو في الدول النامية .
ولعل عملية إعادة التنظيم عملية آبيرة ومتشعبة ومعقدة، ويعتقد البعض أن بها آثيرًا
من النواحي الفنية التي لا يمكن التعامل معها إلا من خلال الاستشاريين الأخصائيين .
ويرى البعض أن الحاجة إلى إعادة التنظيم في المنظمات تظهر في الحالات التالية :
١ عندما يظهر أن التنظيم الأصلي أصبح غير مفعول لخطأ في التصميم الهيكلي ذاته .
٢ عند ما يتصرف الموظفون أو الإداريون في المنظمة بشكل يختلف عن الشكل الذي
توقعه المدير الأعلى الذي أمر بالتنظيم .
٣ عند حدوث تغييرات داخلية أو خارجية .
٤ عندما تضعف آفاءة التنظيم .
٥ عند حدوث تغييرات في القيادة الإدارية للمنظمة، آتعيين قيادة جديدة للمنظمة .
العلاقات بين التقسيمات الإدارية التنظيم مرحلة تحديد
[ التنظيم [ ٤
مرحلة تحديد العلاقات بين التقسيمات الإدارية :
بعد أن تم تجميع النشاطات والوظائف في المنظمات في أقسام وإدارات مختلفة، تظهر
بعد ذلك أهمية التنسيق بين هذه الأقسام والإدارة وتحديد العلاقات بينها وهو ما يؤدي
إلى أن يأخذ التنظيم الداخلي للمنظمة أحد الأنواع التالية :
١ التنظيم الرأسي .
٢ الرأسي الاستشاري .
٣ الوظيفي .
٤ التنظيم باللجان .
١ التنظيم الرأسي [التنفيذي] :
هذا النوع هو أبسط أنواع التنظيم وأقدمها، ويطلق عليه أيضًا التنظيم الخطى، حيث
تترآز السلطة بين الرئيس التنفيذي، فهو المصدر الوحيد للسلطة، ويترتب على ذلك
استئثار الرئيس بحق الإشراف على المرؤوسين، وحق إصدار التعليمات والأوامر الملزمة
.
٢ التنظيم الرأسي الاستشاري :
ظهر هذا النمط من التنظيمات ليساير التطورات التي حدثت في المنظمات من حيث
اتساعه، وآبر حجمها، وتنوع نشاطاتها؛ بحيث أصبح من الصعب على رئيس المنظمة
الإلمام بكل ما يجري فيها، وأصبح بالتالي في حاجة إلى عدد من الأفراد المتخصصين،
آل منهم في مجال معين سواء في مجالات التخطيط أو التنفيذ .
ومن ثم تعددت الوظائف الاستشارية داخل التنظيمات الحديثة التي أصبحت تضم إدارات
أو أقسامًا استشارية يعمل بها متخصصون في المجالات المختلفة آالشؤون القانونية
والفنية والمالية والبحوث والعلاقات العامة، وتنحصر مهمة هؤلاء المتخصصين في تقديم
النصح والاستشارة والتوجيه، وليست لهم سلطات فيما يتعلق باتخاذ القرار أو إقرار
السياسات أو إصدار التعليمات، بل إنهم يخضعون لأوامر الرؤساء .
وهكذا نجد أنه بينما يحتكر الرؤساء في مراآز التنظيم الرأسي السلطة آاملة، يبقى
المستشارون والمتخصصون دون سلطة، ولهذا يطلق عليهم [المفكرون] بينما يطلق
على الرؤساء [التنفيذيون] .
٣ التنظيم الوظيفي :
يُبني التنظيم الوظيفي على أساس التخصص داخل المنظمة، ولذلك فهو يساعد على
التخصص الوظيفي للوحدات الأساسية المكونة للتنظيم .
والتنظيم الوظيفي يتميز بأنه يضع الاستشاريين والمتخصصين داخل المجال التنفيذي